INCOME TAX RECORDS PARA EL IRS
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Representación y preparación de income tax, requiere de pruebas adecuadas a la presentación en el income tax de su negocio y/o personal.
Decisiones del USA Tax Court sobre documentación de income tax indica lo siguiente:
- Records y documentación inadecuada y no convincente resultaron en la negación de deducciones sobre salarios, gastos de viajes, comida y entretenimiento y otros.
- La misma corte acepto records y documentación suficiente y acepto deducciones en el income tax de millas por uso del carro en el negocio.
Buena calidad de la documentación de las deducciones presentadas, contemporánea y obtenida de terceros basadas en la leyes y regulaciones del IRS, permite una defensa exitosa en una auditoria y reconsideración de auditoria del IRS en el income tax.
También el IRS y el Tax Court pueden aceptar estimados de buena fe y otra forma de asignación de gastos cuando estas anotaciones son realizadas directamente por el usuario y registrada en la fecha de ocurrencia con evidencias de terceros.
Al deducir las donaciones caritativas en efectivo, deben ser hechas a instituciones sin fines de lucro valida por el IRS, después de recibir confirmación por escrito de la institución recipiente.
Gastos de viajes no reembolsados pueden deducirse, con limitaciones. Hay que demostrar al IRS donde, fecha, monto, descripción de los gastos, actividad de negocios, y oficiales de negocios participantes.
El tiempo sugerido para guardar la información sobre impuesto para el IRS es la siguiente:
Los récords, base de su declaración jurada sobre impuestos, deben ser reunidos continuamente durante el año. La mayoría de nosotros espera el último minuto previo a su reunión con su consultor sobre impuestos.
En este proceso generalmente nos preguntamos, cuáles son importantes y por qué tiempo debemos guardarlos para hacer frente a una auditoría del IRS.
Sin récord, usted pierde deducciones valiosas al olvidar listar y presentar estos gastos en su planilla de declaración sobre impuestos. En el caso de una auditoria, las partidas originalmente reclamadas se eliminan por falta de documentación para defenderlas.
Generalmente, su planilla de declaración sobre impuestos puede ser auditada después de tres años de presentada. Sin embargo, si se deja de reportar 25 % o más del ingreso, el Internal Revenue Service puede cobrar los impuestos dejados de pagar hasta 7 años. Esto implica que usted debe tener buena documentación como evidencia para verificar lo que se pone en su declaración jurada sobre impuestos.
Otra forma de ahorrar dinero
Cuando su información para declarar sus impuestos sobre ingresos está organizada, su CPA o Contador necesitará menos tiempo para revisar sus representaciones. Esto se traduce en un costo menor de preparación.
Cuales récord son importantes
Entre los más importantes tenemos:
- Información sobre ingreso recibido.
- Recibos de gastos realizados en la realización de su negocio, profesión o trabajo.
- Mejoramiento a su casa, ventas y financiamiento.
- Información sobre compra y ventas de acciones, bonos y otros valores.
- Base de propiedad heredada.
- Evidencia de uso de préstamos recibidos.
- Gastos médicos
- Contribuciones caritativas
- Intereses e impuestos pagados
- Información sobre inversiones en IRA y otros.
En qué forma debe mantener su récord?
De cualquier forma que sea conveniente para usted siempre que permita dar información completa para cada ítem.
Esta información debe responder a las siguientes preguntas: Qué cantidad, Para qué, Cuándo, Dónde y Por qué?
Empresas
Las leyes impositivas de los Estados Unidos de América requieren que cada negocio o empresa mantenga récord para respaldar el ingreso, las deducciones y créditos reclamados en la declaración jurada sobre impuestos.
Cuáles son estas evidencias
Todo negocio debe mantener sus libros que resuma los depósitos individuales, pagos y partidas de ajustes. Estas evidencias deben mantenerse de forma permanente.
Los récords permanentes también excluyen aquellos necesitados para probar la base de la depreciación de los activos.
Otros documentos auxiliares pueden ser necesitados para validar las entradas en los libros, en caso que la empresa sea auditada por el Internal Revenue Service.
La regla general es que la documentación debe mantenerse por lo menos hasta que termine el período de prescripción para el año fiscal en particular.
La documentación auxiliar que el Internal Revenue Service examina incluye estados bancarios, cheques cancelados, registros sobre nóminas, facturas y otros similares.
Usted debe retener evidencia de todo depósito que no refleje ingreso, tales como documentos sobre préstamos. Si el almacenamiento de estos documentos es un problema, considere forma alterna de guardarlos tales como “microfilming” y otros.
Qué ocurre cuando su evidencia no es satisfactoria
Si la evidencia para defender su posición no es adecuada, el Internal Revenue Service tiene la autoridad para reconstruir su ingreso usando uno o varios métodos, incluyendo el aumento del capital, observando el récord en los bancos o estimando las compras utilizadas. No importa el método que el Internal Revenue Services use, usted tiene la obligación de probar su posición si se disputa el estimado del IRS.
Sin buenas evidencias, probar que el IRS está incorrecto es sumamente difícil en el mejor de los casos.
En caso de fallar su defensa, el IRS le presentará cobros adicionales por impuestos, penalidades e intereses.
Para cualquier consulta en la forma que usted debe mantener sus récords y evidencias en su empresa llámenos al 786 252 2161.
Por qué tiempo se deben mantener los récords?
El tiempo para mantener sus evidencias dependerá del criterio y prescripciones a nivel federal y estatal.
La planilla de declaración sobre impuestos puede ser auditada por el IRS hasta tres años después de presentarla a las instituciones gubernamentales correspondientes. Si se reporta 25 % o menos del ingreso la prescripción expira a los seis años de presentada. En caso de fraude, la prescripción se extiende a la vida de la empresa.
En el cuadro siguiente presentamos el tiempo recomendado para cierto récord.
TIEMPO DE RETENCION DE LOS RECORDS
CHEQUES CANCELADOS 7 AÑOS
RECIBO DE TARJETAS DE CREDITOS 7 AÑOS
FACTURAS PAGADAS 7 AÑOS
RECIBO DE DEPOSITOS BANCARIOS 7 AÑOS
DECLARACION DE IMPUESTOS PERMANENTE
OTRAS DECLARACIONES PERMANENTE
RECORD DE GASTOS 7 AÑOS
RECORD DE ENTRETENIMIENTO 7 AÑOS
ESTADO FINANCIEROS PERMANENTE
CONTRACTOS PERMANENTE
ACTAS DE REUNIONES PERMANENTE
RECORD SOBRE ACCIONES EMITIDAS PERMANENTE
RECORD SOBRE EMPLEADOS PERMANENTE
DEPRECIACION DE ACTIVOS VIDA DE ACTIVO MAS 7 AÑOS
RECORD SOBRE BIENES RAICES PERMANENTE
LIBROS CONTABLES VIDA DEL NEGOCIO MAS 7 AÑOS
ENTRADAS EN LOS LIBROS VIDA DEL NEGOCIO MAS 7 AÑOS
RECORD SOBRE INVENTARIOS 7 AÑOS
RECORD SOBRE MEJORAS 7 AÑOS
RECORD SOBRE INVERSIONES 7 AÑOS
IRS INCOME TAX DEBT RESOLVER